Autofocus: productividad para flojos de voluntad

Autofocus

Hace ya unos años, mientras trabajaba en mi PFC, me olvidé tanto del resto del mundo que la cosa empezó a descontrolarse. Mi lista de tareas (que gestionaba sin mucho criterio) no hacía más que extenderse, y no veía en el horizonte ninguna posibilidad de reducirla. Al final, en medio de un agobio importante, decidí dejar el proyecto de lado y me pasé 3 días estudiando métodos/técnicas de productividad: GTD, Pomodoro y, finalmente, Autofocus, de la que hablaré ahora mismo.

Salí de aquella crisis de productividad tan rápido que durante unos días creí haberlo superado para siempre. Ya está, ahora soy una máquina, que se prepare el mundo.

Pues… no. Aprender cualquier método lleva bastante práctica, pequeño saltamontes. Por mucho que sigas blogs y leas libros sobre ello, no se trata tanto de saberse una técnica como de cambiar ciertos hábitos, y eso, siento decirlo, es muy difícil y lleva bastante trabajo. Esa es la demoledora verdad:

Si eres inconstante, perezoso o lo tuyo es dejar las cosas para más adelante, adoptar un método de productividad te va a resultar tan difícil como abordar las tareas sin él.

Entonces, ¿no hay esperanza? Bueno… Por abreviar e ir al objetivo de este post, diré que lo que mejor me ha funcionado ha sido siempre lo más sencillo. Aunque conozco el GTD y en el trabajo uso una versión de éste aceptablemente poco echada a perder, el método que realmente me ha permitido pasar de “marear” tareas por las listas a ponerme a hacerlas es Autofocus.

¿Qué es Autofocus?

Autofocus es un método que permite gestionar una única lista de tareas ayudando a priorizarlas y a evitar que nos vayamos dejando alguna atrás por el motivo que sea. Y en esto último brilla con luz propia.

Hay varias versiones de este método (el autor tiene que seguir vendiendo…), de las cuales yo uso la 4. Así pues, hablemos de AF4. Sin embargo, como no quiero detenerme mucho a explicar qué es, así que os dejo un par de links…

Autofocus, el sistema de productividad de Mark Forster
Demo de AF4 en PDF (saltad página a página para ver la animación)
Página oficial, explicación en español

… y paso a lo que más me apetece compartir aquí: ¿por qué AF4 me ha funcionado pese a ser yo un posponedor redomado, un maestro de la procrastinación con todas las medallas?

Economía de medios

Autofocus

AF4 necesita una sola lista que puedes hacer en una libreta cualquiera. Yo uso una tamaño A7 que cabe en el bolsillo. Esto puede parecer una tontería, pero el tema de la productividad tiene una trampa grandísima para los procrastinadores: nos permite pasarnos días probando herramientas en lugar de dedicarnos a… eh… a hacer cosas. Y además nos hace creer, peligrosamente, que estamos haciendo algo por hacerlas.

En ese sentido GTD es una tentación. Hay miles de aplicaciones y herramientas. Puedes estar probándolas durante semanas y no dar un palo al agua. En cambio Autofocus no da cuartel: ¡coge una jodida libreta, algo que escriba, y empieza!

Sencillez metodológica

Al contrario que GTD, que implica cambiar un buen montón de hábitos a la vez (algo que usando el método Seinfeld me llevaría meses, y sin él, años), el funcionamiento de Autofocus es bastante sencillo. Una vez en marcha, tienes una sola lista que repasar, y una manera bastante intuitiva, no demasiado sistematizada, de decidir a qué te vas a dedicar. De modo que no supone un trauma para tu, digamos, desentrenada fuerza de voluntad.

Enfoque en avanzar, no en acabar

Este es, con diferencia, el más potente secreto de AF4. El arma más eficaz que he visto y probado contra la procrastinación. Preparaos.

En otros sistemas de gestión de tareas sabes que no puedes tachar una tarea a menos que la acabes. Y hay tareas que se resisten como demonios a ser tachadas. Tareas largas, indivisibles y pesadas que permanecen en tu lista tras horas o días de dedicación. La sensación es que no avanzas, y eso es un horror que mella tu ya corroído impulso hacedor y al que, por tanto, no quieres exponerte. Así que procrastinas. Pospones esas tareas, y haces otras más manejables.

En AF4, en cambio, no tachas una tarea cuando la acabas, sino cuando llevas un rato trabajando en ella. Da igual cuánto. 5 minutos, si quieres. Ese mínimo lo negocias tú contigo mismo. Cuando, tras ese tiempo mínimo, te cansas de trabajar en ella, la tachas y la vuelves a añadir al final de la lista.

He aquí la principal razón por la que Autofocus tiene que hacerse con lápiz/boli y papel: el gesto de tachar tareas es adictivo (nada que ver con un miserable clic para activar una casilla).  Y con Autofocus te pasas la vida tachando tareas, porque no tienes que esperar a acabarlas. Trabajas un poco en una, la tachas y la reescribes. Otro poco en otra, la vuelves a tachar y a reescribir. Las tareas van saltando como locas al final de la lista y tú, cada vez que trabajas aunque sea un rato, le puedes dedicar a tu autoestima un tachón y un aplauso, mientras avanzas por la lista como un imparable Takraf RB 2193.

El primer efecto de esto es que por fin empiezas realmente a cambiar de hábitos, a entrenarte, y no sólo a aprender de memoria métodos y técnicas o a probar softwares que prometen más de lo que deberían. No hay nada mejor para ponerse las pilas y entrenar tu voluntad que la retroalimentación positiva que produce el satisfactorio gesto de tachar. Creedme.

El segundo efecto es que ya no te da tanta pereza ponerte a hacer algo, ni siquiera cuando es una tarea de esas que no apetecen nada y que por ti dejarías eternamente sin hacer. Ahora sabes que con un rato que trabajes ya vas a poder avanzar en la lista hacia cosas que te motiven más. Decir “bueno, me pongo 5 minutos con las cuentas y después sigo con ese diseño que tanto me apetece” es una buena patada a la procrastinación. El compromiso es tan bajo que contra todo pronóstico, vas y te pones.

Una vez en faena, un tercer y mágico efecto de la mente acude en tu ayuda. Yo lo comparo con el rozamiento estático y el dinámico: cuesta más empezar a mover un objeto que seguir moviéndolo una vez en marcha. Del mismo modo, una vez has empezado a trabajar en algo, es mucho más fácil continuar. Jero Sánchez lo llama la técnica “palomitas de maíz”: si te comes una, acabas comiéndotelas todas. Y funciona: aunque te pongas para cinco minutos, luego te sorprendes currando durante dos horas. Para tu propia sorpresa, esa tarea que te parecía tan pesada… avanza y se acaba.

Purga de tareas

Sin embargo, hay tareas que se resisten. Pasas sobre ellas una y otra vez y nunca es el momento de hacerlas. Te persiguen, te minan la moral, pero sigues sin hacerlas. También para ellas tiene Autofocus la solución.

Cuando, sobre la línea que marca las tareas “antiguas”, todas parecen estar bloqueadas, Autofocus te obliga a revisarlas una a una y a preguntarte el por qué. Es el momento más difícil y honesto de todo esto: observar si hay tareas que todavía no puedes hacer… o si sencillamente es que no piensas hacerlas porque en realidad no lo necesitas. En ese segundo caso, las tachas y no las vuelves a escribir. Y te sientes libre de deberes erróneamente autoimpuestos; libre para hacer lo que realmente te importa.

Autofocus no es perfecto. No es exhaustivo, ni especialmente ordenado, ni gestiona bien conjuntos muy complejos de tareas. Pero a cambio es ligero, intuitivo, tremendamente agradecido y, sobre todo, te ayuda a cambiar tu actitud hacia las tareas, convirtiéndolas más en “cosas que quiero ir haciendo” que en “cosas que tengo que acabar”. Una actitud que a mí me ha resultado mucho más relajada y sorprendentemente más productiva.

Así que si sois de los que os pasáis la vida pensando “bueno, lo haré en otro momento”, probad Autofocus. Coged la primera libreta cutre que encontréis y empezad. Ahora. Ya.

16 pensamientos en “Autofocus: productividad para flojos de voluntad

  1. Me gusta el sistema. Yo no soy especialmente procrastinadora pero sí tengo la cualidad de querer hacer mil cosas y mi lista de to-do’s se llena tan rápidamente que a veces pierdo la capacidad de organizarme y siempre hay alguna que se me despista. También, por motivos diversos y externos, tengo cortes en el flujo de trabajo que me dejan con la sensación de no haber hecho nada de provecho ya que no he conseguido terminar la tarea que estuviera realizando. Creo que lo voy a mirar con detenimiento y a empezar a usarlo.

    • La verdad es que mirando la libreta que siempre tengo rondando en el escritorio ya he ido usando instintivamente este método. Me pulo un poco, y a avanzar. :)

    • Pues sí, diferencia muy poco de llevar una simple lista de tareas sin más, así que resulta “conocida” cuando la pruebas. Es sólo una forma de “leerla” y avanzar por ella. Ya me contarás si te funciona :)

  2. eMe, 2 junio 2014:

    Es interesante. Yo voy a probarlo aunque estos métodos me generan muchas suspicacias, la verdad es que suelo organizarme mejor yo a mi mismo que con estos métodos, pero hay clara capacidad de mejora :P

    • ¿Suspicacias, M?

      A veces pueden parecer más complicados que apañarse sin método, y es porque son métodos + hábitos. Sin práctica no dan resultados. Pero este es bastante sencillo y se ven en seguida los efectos.

  3. Yo necesito en vena uno de estos sistemas, EN VENA.
    A lo mejor me animo a imitarte, aunque sólo sea por contagio, xD

  4. Toni, 3 junio 2014:

    Felicitarte por la entrada, muy completa e interesante. No he llegado a implementarla del todo la técnica porque cuando llevaba apenas un día usándola me surgió una tarea prioritaria e imprevista y estoy a tope solo con ella ahora mismo, las sensaciones en todo caso son buenas, me parece muy buen método y busco combinarla con la técnica pomodoro que me ha ido también muy bien. Quizás el defecto que le veo es que para proyectos grandes o tareas más a largo plazo necesitaría una capa por encima de organización más. Una vez subdivididos los proyectos en tareas más pequeñas para la organización diaria AF4 me parece genial por la sencillez y los fundamentos psicológicos que ofrece para vencer la procrastinación.

    • Sí, por eso en el trabajo uso algo parecido al GTD. Pero para mis proyectos personales he descubierto que me basta con poner el nombre del proyecto, como “trabajar en proyecto X” o mejor “maquetar paneles #proyectoX”. Voy reescribiendo esa tarea hasta que la acabo, y entonces pongo la siguiente: “imprimir paneles #proyectoX”.

      Normalmente la siguiente tarea te la sabes, te la pide el propio trabajo, pero si no es así puedes tener en otro sitio (al final de la libreta, por ejemplo) una sub-lista de tareas de ese proyecto, para saber en qué trabajar.

  5. Hola Jorge, no sabía de la existencia de la tecnica de autofocus. Aprovecho para compartir contigo y todos los lectores de tu blog que llevo unas cuantas semanas con una dinámica parecida.
    Tengo un documento en Google Docs en el que voy apuntando cada mañana las tareas que me planteo para el dia y luego las voy tachando según las hago. Es algo entre el GTD y el autofocus. Las que apunto son tareas muy sencillas para el dia. Luego en otro apartado pongo las tareas, los trabajos y las entregas más importantes para que las pueda tener en mente.
    De esta forma me veo más productivo y más centrado. Antes a menudo me notaba con muchas cosas en la cabeza y con preocupaciones que ni siquiera recordaba de donde venían, se trataba de preocupaciones latentes por no acabar trabajos….
    En definitiva estoy contigo en que siempre lo mejor es lo más sencillo.

    • Hola, Dome. Lo que tú haces es lo que algunos llaman MIT: Most Important Tasks. Y es una técnica que se aplica en muchos métodos, desde GTD hasta el propio Autofocus. Cada día, o cuando te vas a poner a trabajar, revisas tus tareas, eliges según tus prioridades y “limpias” la cabeza de todo lo demás. Algunos recomiendan elegir sólo tres. A mí eso me parece dificilísimo, jeje. Es un gran hábito, es genial que lo tengas ya incorporado.

  6. Hola.
    Me ha resultado muy interesante este post. La verdad que lo de ir anotando en la libretilla es algo que hago, con las cosas del día, a veces para no olvidármelas, y otra para forzarme.
    Sí que me vendría muy bien un método de productividad porque al final hay tareas que nunca se tachan por no acabarlas. (Soy otra procastinadora nata).
    Voy a probar lo de avanzar.

    Muchas gracias! Cojo ya libreta y boli.

    • Gracias a ti por el comentario. Una de las cosas buenas de Autofocus es que se apoya en algo que muchos ya hacíamos: tener una simple lista de tareas. Sobre esa misma lista, te da una manera de moverte por ella y elegir tareas. ¡Ya me contarás cómo te va!

  7. Montse, 10 septiembre 2014:

    No sabes cuánta falta me hacía leer este post. Gracias :-***

    • Jorge, 10 septiembre 2014:

      Me alegro mucho de que te haya sido útil, Montse, no se le puede pedir más a un post :D

  8. Pingback: Saber organizarse |www.elhombredelosdosombligos.com

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